Hacks that work*! How to handle newsletter surge

( * for me at least😁)

If you are like me, every now and then – during your Sunday morning coffee – you read a nice article online. It is so nice that you want to get more articles your way in fear (FOMO) that you might not remember to revisit the blog that hosts this article. Hence, you subscribe to its newsletter!

The problem

Fast forward several months later, although you haven’t found anything else particularly interesting in this newsletter, you are still receiving it. With it you probably get a ton of other newsletters and offers (for some of which you might never opted in, may I add) 😒.

Your inbox is now flooded and you don’t really have the time to go through each one of these unread e-mails and unsubscribe. You will probably either try to bulk delete some of these messages or create a label to transfer all the newsletters or archive them (maybe hoping that you can come back later and re-read some of them; still FOMOing -).

That used to be my story, until recently!

A solution

A very quick and easy way of dealing with newsletters that historically land to your inbox is to create an e-mail filter that will automatically aggregate them to a label. You can then go through them and decide whether you want to keep them or (try to) unsubscribe.

Here’s how you create such a filter on Gmail:

This filter does the following:

  • Finds any newsletter than includes the keyword “unsubscribe” (hopefully due to the GDPR regulation, most of your newsletters must contain such a word – even if it doesn’t really work or provide a way of clicking it 😁-)
  • Skips inbox and stores them to a label of your choice (i.e. “newsletters”). You can ignore my personal naming scheme that you can see to the screenshot above (“Incoming/05 (optional) Mailing lists”). Although there is reasoning behind it, it should be an overkill for most of people. The work of “a madman” 🤣.
  • Finally, you can choose for these messages to never go to spam. This way you mitigate the risk of “losing” some interesting stuff.

Additionally you can add an option for these messages to be changed automatically to “read”. This way a notification for unread messages will be limited only to your inbox folder.

How do I personally use that hack

The aforementioned filter is setup to my Gmail account with which I subscribe to all the newsletters I want to receive. The filter puts everything to the “newsletter” label for me. During a break or when I feel like it, I browse through these messages and I choose whether to keep them or unsubscribe.

This is a really nice low energy habit I enjoy doing every Sunday with my morning coffee. Helps me stay up to date (or rather satisfy my FOMO addiction) whereas, newsletters are no longer a distraction during business as usual.

How do you handle your newsletter subscriptions? Are newsletter messages distracting for you? Let me know by leaving a comment!

Praise: A shout out to Mr. Ari Meisel for suggesting this hack to his book “The Art of Less Doing: One Entrepreneur’s Formula for a Beautiful Life”


Field Notes – Σεζόν 4

Στα τέλη του 2019, προτού ακόμη μάθουμε τι θα πει πανδημία, νέα κανονικότητα και όλα τα άλλα “trends” που έφερε ο COVID-19, αποφάσισα να ξεκινήσω ένα newsletter. Ο στόχος μου ήταν να πειραματιστώ στην πράξη με το e-mail marketing και να κατανοήσω καλύτερα ένα από τα πιο διαχρονικά κανάλια προώθησης στο Διαδίκτυο. Έτσι δημιούργησα το Field Notes, ένα μηνιαίο newsletter με προσωπικά νέα, προτάσεις και ενδιαφέροντα links. Ξεκίνησα να το μοιράζομαι, αρχικά, με προσωπικές μου επαφές, όμως σύντομα “άνοιξε” και σε ένα ευρύτερο κοινό.

Με το πέρασμα του χρόνου το “πείραμα” μετατράπηκε σε μια πολύ διασκεδαστική εμπειρία και η ανάγνωση των σκέψεων, προτάσεων και ιδεών των ανθρώπων που διαβάζουν τα Field Notes μου, μου χαρίζουν όμορφες στιγμές κάθε μήνα.

Ξεκινάει η 4η σεζόν για το Field Notes. Πράγμα που σημαίνει ότι “γίναμε 3 χρονών”. Με αφορμή τα 3α μας γενέθλια λοιπόν, ήθελα αρχικά να σας ευχαριστήσω που συμπορέυεστε μαζί μου αυτά τα 3 χρόνια και να κάνουμε μαζί μια αναδρομή.

Οι “θεματικές” σεζόν του Field Notes

Η πρώτη σεζόν (2019-2020) δεν ακολούθησε κάποια συγκεκριμένη θεματική. Το 2021 οι τίτλοι των τευχών πήραν τα ονόματά τους από εμβληματικές ταινίες της διεθνούς κινηματογραφικής σκηνής. Τα επόμενα χρόνια, αποφάσισα να ζητήσω από το κοινό του Field Notes να επιλέξει τις επόμενες θεματικές.

Το 2022 είχαμε ισοψηφία. Η μία σκέψη ήταν να συνεχίσουμε με κινηματογραφικές ταινίες και η άλλη τα τευχή μας να λαμβάνουν τα ονόματα από γνωστούς ζωγράφους. Έτσι καταλήξαμε στην θεματική: Εμβληματικές ταινίες σχετικές με διάσημους ζωγράφους.

Για το 2023 η θεματική μας θα είναι δίσκοι μουσικής (albums). Η μουσική είναι πάντοτε “προσωπική υπόθεση” για αυτό θα προσπαθήσω να μοιραστώ μαζί σας albums που τουλάχιστον συνδέονται με μια ενδιαφέρουσα ιστορία.


Στα τεύχη του Field Notes προτείνουμε πάντοτε βιβλία, podcasts και video. Από το 1ο τεύχος έχουμε μοιραστεί:

  • 48 προτάσεις βιβλίων. Μπορείτε να τις βρείτε όλες μαζεμμένες σε αυτήν τη λίστα Goodreads.
  • 26 προτάσεις podcasts. Μπορείτε να βρείτε επιλεγμένα επεισόδια από πολλές από τις προτάσεις μας, σε αυτήν την λίστα Spotify.
  • 28 προτάσεις video.
  • 100+ προτάσεις άρθρων από την επικαιρότητα.


Μέσα στο 2022 διαβάστηκαν συνολικά 5727 Field Notes. Αυτό αντιστοιχεί σε ένα μέσο open rate 36% ανά μήνα, ποσοστό που είναι εξαιρετικό για ένα newsletter και, για αυτό, σας ευχαριστώ.

Στο Field Notes είναι εγγεγραμμένοι πάνω από 600 φίλοι. Το πραγματικά ενδιαφέρον στατιστικό όμως είναι ότι έχω συναντηθεί προσωπικά με περισσότερους από το 90% αυτών!

Τι μέλει γενέσθαι

Το 2023 ελπίζω να έχει πλάκα (τουλάχιστον λίγη περισσότερη από ότι το 2022). Θα προσπαθήσω:

  1. Να βρώ ωραία μουσικά άλμπουμς να μοιραστώ μαζί σας στα τεύχη μας.
  2. Να συμπεριλάβω περισσότερα Field Notes. Σκοπεύω να προσπαθήσω να είμαι λίγο πιο ενεργός στο blogging από πέρσι, οπότε stay tuned!
  3. Field Notes Chat! Μια σκέψη για το πως μπορούμε να διαδρούμε περισσότερο μέσα από το Field Notes. Περισσότερα για αυτό στο τεύχος του Ιανουαρίου, το επόμενο Σάββατο.

Στην “ακραία περίπτωση” που δεν είστε εγγεγραμμένοι στο Field Notes και διαβάζετε αυτό, μπορείτε να γραφτείτε εδώ 🙂